Politique de confidentialité

COM APTI PRO

Politique de confidentialité et protection des données personnelles

Version V2 — Projet du 7 octobre 2026
Clientèle particulière et professionnelle • Personnes en formation

1. Objet et champ d’application

Cette politique explique comment Com Apti Pro utilise les données personnelles dans le cadre de son site www.comaptipro.fr, des demandes de renseignements, des entretiens préalables, des commandes et des formations. Elle concerne les personnes qui visitent le site, les prospects, la clientèle particulière et professionnelle, les contacts des structures clientes et les personnes en formation.

Elle couvre les formations actuelles et futures, en e-learning, en visioconférence, en présentiel ou sous forme hybride. Elle complète les informations présentées dans les formulaires, les documents contractuels et les outils utilisés. Elle ne vaut pas consentement à la prospection commerciale.

2. Responsable du traitement et contact

Jean-Philippe SWILLENS, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial Com Apti Pro — SIREN 532 768 686.

Adresse : 10 rue des Maraîchers, 62500 Saint-Omer, France.
Courriel : contact@comaptipro.fr
Téléphone : 07 82 00 13 76.

Com Apti Pro est responsable des traitements qu’il détermine pour gérer son activité. Pour toute question relative aux données ou pour exercer vos droits, utilisez les coordonnées ci-dessus.

3. Données collectées et provenance

Les données sont recueillies directement auprès de vous lors d’un formulaire, d’un échange téléphonique ou en visioconférence, d’un courriel, d’une commande ou de votre participation à une formation. Lorsque votre inscription est organisée par une structure, certaines données sont transmises par cette structure. Des données techniques sont également générées lors de l’utilisation du site et de la plateforme.

Selon votre situation, les données comprennent : identité et coordonnées ; fonction et structure de rattachement ; demande, besoins et échanges ; éléments de devis, contrat, convention et facturation ; inscription, dates et présence ; identifiants de compte ; connexions, progression, activités, travaux, réponses aux quiz et résultats ; échanges pédagogiques, demandes d’assistance et documents de fin de formation.

Les données techniques peuvent comprendre l’adresse IP, le navigateur, les informations de terminal utiles au fonctionnement, les journaux de connexion et les choix relatifs aux cookies. La collecte est limitée aux informations nécessaires à chaque usage.

Pour une adaptation pédagogique, décrivez de préférence les besoins fonctionnels sans transmettre de diagnostic ni de dossier médical. Si une donnée de santé est indispensable, une information spécifique précise au préalable sa finalité, sa base légale et la condition autorisant son traitement au titre de l’article 9 du RGPD, ainsi que ses destinataires et sa durée de conservation.

N’envoyez pas de pièce d’identité, de donnée bancaire complète ni de document médical dans les champs de texte libre, sauf demande justifiée et procédure adaptée.

4. Finalités et bases légales

Les traitements reposent sur les bases suivantes, selon la situation :

Finalité

Base légale

Répondre à une demande, préparer une inscription ou un devis

Mesures précontractuelles demandées par la personne ; intérêt légitime à répondre et à gérer les échanges pour les contacts professionnels.

Gérer commandes, contrats, accès et formation

Exécution du contrat avec la personne ; pour les personnes inscrites par une structure, intérêt légitime à organiser et assurer la formation convenue.

Suivre participation, progression, évaluation et établir les justificatifs

Contrat ou intérêt légitime à assurer le suivi pédagogique ; obligations légales lorsqu’elles imposent des justificatifs.

Facturation, comptabilité, archivage obligatoire

Obligations légales applicables.

Sécuriser les outils, traiter incidents, réclamations et défendre les droits

Intérêt légitime à protéger les services et à défendre les droits ; obligations légales, le cas échéant.

Prospection commerciale et fonctionnalités facultatives soumises à consentement

Consentement ou intérêt légitime dans les seuls cas permis, selon les précisions des articles 9 et 10.

5. Informations obligatoires et facultatives

Les champs obligatoires sont identifiés dans les formulaires ou leur caractère nécessaire est précisé lors de la demande. Sans les données nécessaires, Com Apti Pro peut ne pas pouvoir répondre, établir le contrat, ouvrir un accès nominatif ou produire les justificatifs. Les informations facultatives peuvent être laissées vides.

Une adresse électronique individuelle valide est nécessaire pour chaque compte de formation Moodle. Le refus d’une utilisation facultative des données à des fins commerciales ne bloque pas l’inscription ni l’accès à la formation.

6. Destinataires et prestataires techniques

Les données sont accessibles à Jean-Philippe SWILLENS et, le cas échéant, aux personnes habilitées pour les seules missions qui leur sont confiées. Les prestataires techniques reçoivent uniquement les données nécessaires à leurs services.

Les services utilisés comprennent Google Sites pour le site internet, MoodleCloud pour la plateforme de formation et LWS pour le nom de domaine et la messagerie professionnelle. Les ressources pédagogiques peuvent être hébergées sur Google Drive. Les éventuels formulaires, outils de visioconférence, de paiement ou d’assistance doivent être identifiés dans l’information associée lorsqu’ils sont utilisés.

Lorsqu’une structure organise la formation, seuls les éléments nécessaires à son suivi et justifiés par son rôle lui sont communiqués : inscription, participation, réalisation et, si nécessaire et annoncé, résultats. Les échanges personnels sans rapport avec ce suivi ne sont pas destinés à cette structure.

Des données peuvent être communiquées aux organismes légalement habilités, aux conseils ou aux intervenants chargés du recouvrement ou du règlement d’un litige, dans la limite de leurs besoins et des règles applicables. Elles ne sont pas vendues à des tiers pour leur prospection.

7. Localisation et transferts hors de l’Espace économique européen

Le recours à des services techniques internationaux peut entraîner un stockage ou un accès aux données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen. La localisation et les conditions de transfert dépendent des services, de leurs contrats et des configurations retenues.

Un transfert ne peut être réalisé que sur le fondement d’un mécanisme autorisé par le RGPD : décision d’adéquation applicable, clauses contractuelles types assorties des mesures nécessaires ou autre mécanisme légal approprié. Une certification au cadre de protection des données UE–États-Unis ne peut être invoquée que pour un destinataire effectivement certifié et pour les traitements couverts.

Vous pouvez demander à contact@comaptipro.fr les informations sur les transferts qui concernent vos données et une copie des garanties applicables, sous réserve des éléments protégés devant être occultés.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée utile à leur finalité. À l’issue de leur utilisation courante, seules les données nécessaires à une obligation légale ou à la défense des droits sont conservées dans une archive à accès limité. Les autres données sont supprimées ou anonymisées. Les durées ci-dessous constituent la politique de conservation à mettre en œuvre :

Données

Durée / critère

Demandes sans commande

Temps de traitement de la demande ; les données utiles à la prospection ne sont conservées que dans les conditions précisées ci-dessous.

Fichier de prospection

Au maximum 3 ans après la collecte ou le dernier contact émanant du prospect ; pour la clientèle, 3 ans après la fin de la relation commerciale ou le dernier contact émanant de la personne.

Contrats, correspondances et justificatifs nécessaires à la défense des droits

Pendant la relation puis, en principe, 5 ans à compter de sa fin, sous réserve des délais légaux particuliers.

Contrat électronique avec une personne consommatrice, montant au moins égal à 120 €

Conservation pendant 10 ans à compter de la conclusion si la prestation est immédiate ; sinon de la conclusion jusqu’à son exécution puis pendant 10 ans après celle-ci.

Factures et pièces comptables

10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.

Suivi pédagogique, évaluations et justificatifs de réalisation

Pendant la formation ; conservation des seuls justificatifs nécessaires pendant, en principe, 5 ans après la fin de l’action. Une obligation réglementaire ou contractuelle justifiée peut imposer un autre délai, communiqué pour la formation concernée.

Compte Moodle et données détaillées du parcours

Pendant l’accès prévu au contrat, puis uniquement le temps nécessaire à clôturer le parcours, remettre les justificatifs et extraire les preuves à archiver. Le délai technique de suppression doit être précisé après vérification de MoodleCloud.

Journaux techniques et cookies

Durées propres aux services et aux paramètres retenus, à préciser après vérification technique ; les journaux ne doivent pas être conservés indéfiniment.

Opposition à la prospection

Données minimales nécessaires pour respecter durablement votre choix ; durée de référence : 3 ans au minimum.

En cas de contentieux ou d’obligation de conservation particulière, les seules données concernées peuvent être conservées jusqu’à la clôture définitive de la procédure ou l’expiration du délai applicable. Les copies de sauvegarde suivent leur cycle de rotation et restent protégées contre un usage courant.

9. Courriels et prospection commerciale

Les messages nécessaires à une demande, un contrat, une facture, un accès ou au suivi d’une formation sont distincts des messages publicitaires.

Pour les particuliers, la prospection commerciale par courrier électronique repose en principe sur un consentement préalable, libre et distinct. L’exception concernant la clientèle existante ne peut être utilisée que pour des services analogues proposés par Com Apti Pro, avec information et possibilité d’opposition gratuite dès la collecte puis à chaque message.

Pour les contacts professionnels, une prospection en rapport avec leur activité peut reposer sur l’intérêt légitime, avec information et possibilité de s’opposer simplement et gratuitement.

Vous pouvez vous désinscrire par le moyen indiqué dans le message ou écrire à contact@comaptipro.fr. L’acceptation des CGV ou la simple création d’un compte ne constitue pas un consentement à la publicité.

10. Cookies et contenus externes

Les cookies et traceurs strictement nécessaires au service demandé, notamment à l’authentification et à la sécurité, peuvent être utilisés sans consentement préalable. Les autres traceurs soumis à consentement ne doivent être déposés ou lus qu’après votre accord.

Les contenus externes intégrés, notamment vidéos, formulaires ou outils de mesure d’audience, doivent être examinés pour déterminer les données et traceurs qu’ils utilisent. Leur activation ne dispense pas de recueillir le consentement lorsqu’il est requis.

Lorsque des traceurs soumis à consentement sont utilisés, accepter et refuser doivent être aussi simples ; les choix doivent pouvoir être modifiés à tout moment. Les noms, fournisseurs, finalités et durées des traceurs effectivement présents doivent être indiqués dans l’information cookies ou le gestionnaire de consentement.

Les réglages de votre navigateur permettent aussi de limiter certains cookies. Leur blocage peut affecter le fonctionnement des services. Les liens vers des sites externes conduisent à des services régis par leurs propres politiques ; un lien externe se distingue d’un contenu directement chargé dans la page.

11. Visioconférence, image et enregistrements

Lors d’une visioconférence, le nom affiché, la voix, l’image si la caméra est activée et les messages peuvent être accessibles aux personnes présentes et au fournisseur de l’outil. Les règles d’usage et les informations utiles sont communiquées avant la session.

Tout éventuel enregistrement fait l’objet d’une information préalable spécifique précisant sa finalité, sa base légale, ses destinataires et sa durée de conservation. Aucune autorisation générale de réutiliser votre image à des fins publicitaires ne résulte de cette politique ou de l’inscription.

12. Outils d’intelligence artificielle et décisions automatisées

Com Apti Pro peut utiliser des outils d’assistance pour concevoir ou améliorer ses supports pédagogiques, avec vérification humaine. Les données des personnes en formation ne doivent pas être introduites dans un tel outil sans examen préalable de la nécessité, du cadre juridique et des garanties du service.

Si un outil traite des données personnelles pour une finalité nouvelle, une information adaptée est fournie avant son utilisation. Les résultats de quiz peuvent être calculés automatiquement dans le cadre du suivi pédagogique ; cela ne doit pas être confondu avec une décision exclusivement automatisée produisant un effet juridique ou un effet significatif comparable. Un tel dispositif nécessiterait une information et des garanties spécifiques.

13. Sécurité et confidentialité

Com Apti Pro met en place des mesures proportionnées aux risques : accès limités aux besoins, protection des comptes, mises à jour des outils sous son contrôle et vigilance lors des échanges et partages de documents. Les garanties des prestataires doivent également être examinées.

Protégez vos identifiants personnels et signalez rapidement toute utilisation suspecte à contact@comaptipro.fr. En cas de violation de données, les mesures de traitement de l’incident et les notifications requises par la réglementation sont mises en œuvre.

14. Vos droits et leur exercice

Selon la base légale et la situation, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment sans remettre en cause les traitements licites déjà effectués. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions prévues par la loi française.

L’opposition à la prospection commerciale est possible à tout moment. Pour les autres traitements fondés sur l’intérêt légitime, votre demande est examinée selon les conditions prévues par le RGPD. L’effacement peut être limité lorsque certaines données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou défendre des droits.

Adressez votre demande à contact@comaptipro.fr ou par courrier à l’adresse indiquée à l’article 2. Précisez les données ou la formation concernées. Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité et doit être proportionnée.

Une réponse est apportée dans un délai d’un mois après réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses ; vous êtes alors informé de la prolongation et de ses motifs dans le premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

15. Inscriptions organisées par une structure et sous-traitance

Une structure qui transmet des données pour inscrire une personne doit disposer d’une base légale et informer cette personne de la transmission et des traitements prévus. Com Apti Pro lui fournit les informations utiles à cette démarche.

Lorsque Com Apti Pro agit uniquement sur les instructions d’un organisme pour un traitement déterminé, les rôles, les instructions, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs et le sort des données sont définis dans un accord conforme à l’article 28 du RGPD. Cette situation ne supprime pas les responsabilités propres de Com Apti Pro pour ses traitements administratifs ou légaux.

16. Mise à jour de la politique

La politique est actualisée lorsque les traitements, les outils ou les règles applicables évoluent. La date de la version publiée figure en tête de page. En cas de changement important concernant vos données, une information adaptée est fournie.

Contact pour toute question : contact@comaptipro.fr.